Mail Merge Microsoft Word 2010


Pendahuluan

Bagi seorang sekretaris membuat surat merupakan pekerjaan rutin yang hampir setiap hari dikerjakannya. Untuk surat biasa mungkin tidak terlalu merepotkan, namun apabila harus membuat surat undangan yang jumlahnya puluhan atau bahkan ratusan dan harus dikirimkan ke banyak orang ini pekerjaan yang melelahkan. Namun pekerjaan ini akan menyenangkan apabila dikerjakan dengan memanfaatkan teknologi canggih yang disediakan Microsoft Office 2010 bernama Start Mail Merge. Dengan fitur Start Mail Merge tersebut pekerjaan membuat surat sebanyak apapun akan terasa menyenangkan dan cepat. Karena di sini Anda cukup membuat satu surat, kemudian alamat yang akan menerima surat tersebut dibuat secara terpisah dengan memanfaatkan aplikasi database lain atau fitur yang memang sudah tersedia di Microsoft Word 2010 itu sendiri.

clip_image001

Apa Start Mail Merge?

Fasilitas Mail Merge sebenarnya sudah disertakan Microsoft sejak aplikasi ini diperkenalkan beberapa tahun lalu, hanya saja di Microsoft Word 2010 fasilitas ini ditambah kemampuannya dan perintahnya juga ditambah dengan Start Mail Merge. Penambahan Start Mail Merge karena di sini sudah tersedia beberapa pilihan seperti Envelopes, Label, E-mail Message, Directory, dan fasilitas Wizard untuk membuat Mail Merge.

Bagaimana memanfaatkan fitur Start Mail Merge tersebut? Sebagai gambaran langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

  • Jalankan Microsoft Word dan pilih Blank document seperti biasa. Selanjutnya Anda buat surat undangan yang akan disebarkan kepada mereka yang akan diundang. Karena dalam surat undangan tersebut umumnya menggunakan alamat lengkap mulai dari nama, alamat, kota, kode pos, telpon dan sebagainya, maka dengan memanfaatkan fitur Start Mail Merge hal tersebut tidak perlu dibuat, jadi dalam hal ini Anda cukup membuat satu surat tanpa alamat.

  • Klik Menu Mailings, lalu klik Start Mail Merge, pilih dan klik Step by Step Mail Merge Wizard. Setelah itu disebelah kanan layar komputer Anda akan tampil pilihan Mail Merge dan klik Letters dan di jendela pilihan tersebut akan terlihat tahapan mulai darti Step 1-6, lalu Anda klik Next Starting document. Kemudian Anda klik tombol Next lagi sehingga akan tampil pilihan Select recipients. Jika alamat sudah tersedia di Server, di Microsoft Outlook, Anda tinggal klik saja pilihan tersebut. Namun apabila masih belum ada alamat yang akan dikirimi surat Anda pilih dan klik Type a new list .

  • Selanjutnya klik tombol Create. Setelah itu segera tampil jendela pengisian alamat, dan klik tombol Customize Columns untuk memudahkan penulisan alamat.

clip_image002Agar tidak menyulitkan, sebaiknya field-field yang ada dalam kotak tersebut dihapus saja dengan menekan tombol Delete atau bisa juga memanfaatkan field tersebut namun Anda harus menggantinya dengan nama field yang sesuai dengan menggunakan pilihan Rename. Untuk mengisi field-field yang berhubungan dengan database alamat yang akan dibuat. Adapun langkah yang harus Anda kerjakan adalah sebagai berikut:

  • Klik Add untuk membuat field baru. Setelah Anda mengklik Add akan tampil jendela Add Field, ketikkan misalnya Nama, dan Klik OK, lalu klik lagi Add, lalu ketikkan Jalan dan klik OK lagi.

  • Selanjutnya Anda klik lagi Add, lalu ketikkan Desa/Kelurahan, lalu klik OK dan klik lagi Add, lalu ketikkan Kecamatan, lalu klik OK.

  • Kemudian untuk melanjutkan Ana klik lagi Add, lalu ketikkan Kota/Kabupaten, lalu klik tombol OK, dan klik lagi Add, lalu ketikkan Provinsi serta Anda klik OK

  • Klik lagi Add, lalu ketikkan Kode Pos, lalu klik OK

clip_image003Dan seterusnya sesuai dengan field-field database alamat yang akan Anda buat. Selanjutnya Anda klik OK untuk menutup jendela tersebut. Agar data yang sudah dientri tidak hilang, maka sebaiknya Anda simpan database tersebut di folder yang sudah disediakan, misalnya di Data_Source dan berinama, misalnya LATIHAN.

Kembali ke surat yang sedang dikerjakan, kemudian Anda coba buka kembali file Mail Merge Anda dengan Select a defferent list atau jika baru saja membuat dokumen Source Anda bisa menggunakan pilihan Edit recifient list. Untuk kali ini Anda pilih saja Select A defferent list. Kemudian Anda akan dibawa ke MyDocument, dan lokasi atau tempat menyimpan dokumen Data_Source tersebut, Anda pilih dokumen yang akan digunakan, dalam contoh ini adalah file ALAMAT_MAIL yang digunakan sebagai database alamat. Dari sini Anda klik nama file tersebut, dan klik Open. Database alamat sudah terbuka. Selanjutnya klik Edclip_image004it untuk mulai memasukkan alamat-alamat perusahaan yang akan Anda kirimi surat sehingga database alamat tersebut terisi sesuai dengan keinginan Anda.

Untuk melanjutlan pekerjaan tersebut, selanjutnya Anda klik OK sekali lagi, lalu klik tombol Next: Write your letters di jendela Mail Merge. Selanjutnya klik pilihan More Items dari jendela Mail Merge. Setelah itu akan tampil field-field yang akan dimasukkan ke dalam surat Anda sebagai alamat yang akan dikirimi undangan.

Tempatkan pointer mouse Anda dilokasi untuk menempatkan nama dalam surat undangan yang sedang dikerjakan, lalu klik field Nama, dan klik Insert. Field nama segera masuk ke dalam surat Anda, lalu Enter dibelakang file <<Nama>> tersebut

clip_image005Lalu klik Field Jalan, lalu klik Insert, Klik lagi Field Desa/Kelurahan, lalu klik Insert, dan seterusnya sampai dengan semua field masuk ke dalam surat undangan yang sedang dikerjakan tersebut. Selanjutnya klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Insert Field tersebut. Anda bisa mengatur penempatan field yag sudah masuk ke dalam dokumen surat. Untuk melanjutnya klik tombol Next : Preview your directory, lalu klik Next : Complete the merge dan Anda kembali ke dokumen surat yang sedang ditangani.

Dengan mengikuti beberapa langkah di atas diharapkan Anda tidak akan mengalami kesulitan. Namun demikian Anda juga bisa juga menggunakan cara lain apabila dengan cara ini Anda masih kurang seuai dan ada beberapa kekeliruan. Namun demikian cara ini adalah yang paling umum dan mudah digunakan.

clip_image006Perlu diketahui, apabila Anda akan mencetak surat undangan tersebut perhatikan apakah alamat sudah masuk seluruhnya atau belum. Jika belum masuk sebaiknya Anda entri seluruhnya sehingga tidak ada orang atau client yang tidak menerima surat undangan tersebut. Jumlah surat yang akan dicetak tentu akan sesuai dengan database alamat yang ada, semakin banyak data alamtnya, maka surat juga akan semakin banyak. Untuk melihat surat berikutnya Anda bisa menekan tombol panah ke kanan atau ke kiri. Selamat mencoba.

Advertisements

One thought on “Mail Merge Microsoft Word 2010

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s