SharePoint Server 2010 Portal Kolaborasi Canggih untuk “Corporate”


Pendahuluan

Perjalanan panjang SherePoint sejak diperkenalkan beberapa waktu lalu memang kurang mulus dibandingkan dengan aplikasi keluarga Mcrosoft Office lainnya. SharePoint ketika diperkenalkan merupakan bagian dari Microsoft Office 2002 atau Office XP, ternyata perkembangannya cukup signifikan ketika diperkenalkan Micfrosoft Office SharePoint 2007 dan kini sudah mencapai puncakya, yaitu SharePoint Server 2010. Dulu kehadiran SharePoint Team Services memang tidak begitu diperhitungkan dan hanya digunakan untuk keperluan Intranet dan internet dilingkungan korporasi yang sudah mapan saja. Tetapi kini, SharePoint, khususnya SharePoint Server 2010 sudah berubah menjadi sebuah aplikasi modern yang handal dan diperlukan untuk berbagai keperluan, terutama untuk kalangan korporasi yang banyak menggunakan fitur kolaborasi.

clip_image002Aplikasi apa sebenarnya SharePoint itu? SharePoint adalah sebuah platform kolaborasi berbasis Web yang memungkinkan seorang pengguna untuk saling berbagi informasi dan dokumen dengan pengguna lainnya secara mudah dan cepat dalam suatu jaringan komputer. Sejak diperkenalkannya Microsoft Office 2002 (Office XP) SharePoint Team Services mulai sering didengar, bahkan dengan hadirnya SharePoint Server 2010 kalangan korporasi yang memerlukan banyak fitur kolaborasi mulai melirik dan merencanakan penggunaan aplikasi canggih berbasis web ini untuk melakukan berbagai kolaborasi data maupun aplikasi. Mereka menganggak bahwa kehadiran Microsoft Sharepoint Server 2010 merupakan solusi tepat untuk digunakan dilingkungan mereka.

Perlu diketahui bahwa SharePoint 2010 akan terbagi kedalam dua produk, yaitu SharePoint Foundation 2010 yang akan menggantikan Windows SharePoint Services 3.0 dan SharePoint Server 2010 yang akan menggantikan pendahulunya yaitu Microsoft Office SharePoint Server 2007. Kedua produk canggih ini memang merupakan aplikasi berbasis portal dan web yang memungkinan perusahaan melakukan berbagai kolaborasi, seperti penggunaan aplikasi Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010, Microsoft PowerPoint 2010, Microsoft OneNote 2010 berbasis Web dan sebagainya.

Kebutuhan System

Apakah SharePoint bisa jalan di Windows Vista atau Windows 7? Sebenarnya bisa saja, asal komputer dan sistem operasi yang digunakan adalah Windows Vista atau Windows 7 64 bit. Jadi dengan tegas SharePoint 2010 tidak bisa jalan diatas mesin dan sistem operasi 32 bit. Apabia Anda akan memasang SharePoint Server 2010 di atas mesin dengan sistem operasi Windows 7 atau Windows Vista 64 bit tidak direkomendasikan, karena SharePoint Server 2010 merupakan aplikasi berbasis Web yag seharusnya dipasang diatas sistem operasi Winows 2008 64 bit atau Windows Server 2008 R2. Jadi dengan kata lain apabila Anda mencoba SharePoint Server 2010 diatas Windows 7 64 bit atau Vista 64 bit itu merupakan latihan untuk mengeksplorasi dan ingin mengetahui kelebihan dan kecanggihan SharePoint Server 2010 saja. Sedangkan untuk implementasi yang benar Anda harus memasang SharePoint Server 2010 di atas komputer Server bermesin 64 bit (Processor 64-bit), Dual-Core atau diatasnya dimana kecepatan tiap core sekitar 2.5 GHz. Kemudian untuk memori atau RAM yang dibutuhkan minimal 4 GB dengan space hardisk sekitar 80 GB.

clip_image004

Kenapa SharePoint Server 2010 memerlukan komputer server dengan Processor 64-bit? Karena SharePoint Server 2010 harus dijalankan pada sistem operasi 64-bit juga yaitu Windows 7 64 bit, Windows Server 2008 64 bit atau Windows Server 2008 R2, dan juga harus menggunakan Microsoft SQL Server 2008 64-bit.

Kenapa harus IIS

Untuk menjalankan aplikasi berbasis Web diperlukan aplikasi khusus bernama web server, tujuannya agar dokumen yang dirancang bisa ditampilkan di website atau portal dengan memanfaatkan program browser seperti Internet Explorer 8 (IE8). Microsoft SharePoint Server 2010 merupakan aplikasi berbasis ASP.NET, di mana untuk menjalankan aplikasi berbasis web tersebut memerlukan web server bernama IIS (Internet Information Services) dan juga memerlukan aplikasi berbasis data yaitu Microsoft SQL Server 2005 64 bit atau Microsoft SQL Server 2008 64 bit sebagai tempat penyimpanan data yang bekerja di belakang layar. Tanpa aplikasi tersebut SharePoint Server 2010 tidak akan bisa digunakan, selain itu juga diperlukan beberapa aplikasi lain seperti Microsoft Sync Framework, SQL Server Analysis Services, Microsoft Geneva Framework, dan sebagainya.

clip_image006

SharePoint Server 2010 sendiri datang tidak sendirian keluarga lain SharePoint ini antara lain Microsoft Office SharePoint Designer, yang bisa digunakan untuk membuat web part, dan beberapa hal lainnya dalam SharePoint Server. Selain itu, jika Anda sudah menginstalasi Microsoft Office 2010 akan menemukan Microsoft SharePoint Workspace 2010, aplikasi ini dulu dikenal dengan Office Grove.

SharePoint Portal

SharePoint memang cukup menjajikan dalam hal kemudahannya dalam kolaborasi aplikasi berbasis jaringan khususnya internet dan intranet. Dengan SharePoint Server 2010 berbagai keperluan korporasi seperti penggunaan teknologi canggih, mudahnya kolaborasi dan sharing data dan dokumen, sharing aplikasi berbasis berbasis web dan sebagainya.

Seperti telah dijelaskan diawal bahwa SharePoint adalah sebuah platform sistem kolaborasi manajemen dokumen berbasis web yang dapat digunakan untuk menjalankan berbagai aplikasi dalam suatu jaringan intranet atau internet. Dengan SharePoint 2010 seolah-olah ruangan kerja dapat dishare (shared workspace) dan begitu juga dengan dokumen yang dapat digunakan secara bersama-sama (shared documents), selain itu aplikasi khusus web dan blog juga dapat digunakan secara bersama. Fitur SharePoint Server 2010 bisa diakses oleh berbagai aplikasi browser, namun demikian akan lebih nyaman jika Anda Microsoft Internet Explorer 8.

Fungsionalitas SharePoint terbangun dari beberapa web part, seperti halnya daftar tugas (task list) atau panel diskusi (discussion pane). Web-part tersebut kemudian dimasukkan ke dalam halaman web di SharePoint, lalu secara otomatis akan beroperasi secara penuh di atas SharePoint 2010 portal.

Microsoft SharePoint Server 2010 merupakan salah satu komponen server yang saat ini merupakan kebutuhan utama dilingkungan korporasi. Walaupun harganya cukup lumayan mahal, tetapi SharePoint Server 2010 fungsionalitas semakin seempurna seperti manajemen dokumen yang semakin sempurna, fungsionalitas pencarian berkas (enterprise-class) yang semakin mapan, fitur navigasi yang tambah canggih, dukungan RSS, dan beberapa fitur lainnya.

Microsoft SharePoint Server 2010 ini juga mencakup beberapa fitur untuk analisis data bisnis, seperti halnya Excel Services dan Business Data Catalog. SharePoint Server 2010 juga menyediakan integrasi secara ketat dengan aplikasi Microsoft Office, seperti halnya kemampuan manajemen proyek dengan menggunakan Microsoft Project Server atau Project Web Access (PWA) dan kemampuan untuk menampilkan form yang dibuat dengan Microsoft Office InfoPath dengan hanya menggunakan sebuah penjelajah web. Selain itu, SharePoint Server 2010 juga menawarkan pustaka yang sangat canggih seperti halnya PowerPoint Template Library.

Search Server

Microsoft Search Server (MSS) adalah platform pencarian data dan dokumen dilingkungan perusahaan Anda yang semakin sempurna, dimana MSS ini berbasiskan kemampuan pencarian dari SharePoint Server 2010. Jika diteliti dan diperhatikan secara mendalam, maka kemampuan dari fitur Microsoft Search Server ini memiliki arsitektur yang mirip dengan platform Windows Search, baik itu engine query-nya maupun pengindeksnya. Cara pencarian SharePoint Server 2010 ini dilakukan dengan melihat pada metadata yang

SharePoint Designer

Sesuai dengan namanya Microsoft SharePoint Designer 2010, maka sudah jelas kegunaan dan manfaat dari aplikasi ini merupakan editor HTML yang bersifat What-You-See-Is-What-You-Get (WYSIWYG), yang ditujukan untuk mendesain situs SharePoint dan workflow untuk situs-situs WSS. Rendering engine yang bisa digunakan sama dengan Microsoft Expression Web, dan juga Microsoft Visual Studio 2008 atau 2010.

Office Web Apps

Sesuai dengan namanya, Office Web Apps adalah aplikasi Office yang berbasis Web dimana pengguna dapat menggunakan beberapa aplikasi dasar Office yaitu Word, Excel, PowerPoint dan OneNote cukup dengan browser internet saja, dengan kata lain, untuk menggunakan aplikasi dasar Office tersebut pengguna tidak perlu lagi melakukan instalasi Office di komputer yang digunakannya dan bahkan pengguna bisa menggunakan aplikasi Office di komputer mana saja selama pada komputer tersebut terdapat browser Internet dan tentunya dapat terhubung dengan server tempat menampung layanan Office Web Apps tersebut.

clip_image008

Di Internet Microsoft juga sudah mempublikasikan Office Web Apps ini sebagai fitur tambahan dari layanan online storage Skydrive (http://skydrive.live.com). Dan dalam lingkungan Intranet Anda juga dapat menghadirkan layanan Office Web Apps ini sebagai salah satu fitur tambahan dari SharePoint Server 2010. Dengan demikian, semua pengguna yang terhubung dengan Intranet tersebut dapat menggunakan aplikasi Office tanpa harus menginstall aplikasi Office terlebih dahulu, hal ini jelas dapat meningkatkan efisiensi kerja, apalagi salah satu benefit dari Office Web Apps ini adalah pengguna dapat bekerja pada satu buah file dokumen yang sama secara berbarengan dengan para pengguna lainnya.

Office Web Apps yang disediakan SharePoint Server 2010 ini terdiri dari 4 aplikasi utama, yaitu Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint dan Microsoft OneNote. Dengan demikian tentu hanya ke empat dokumen yang dibuat dengan Office 2010 saja yang bisa Anda upload. Kemudian mengenai dokumen yang dibuat dengan Office 2007, walaupun ekstensinya sama, tetap tidak bisa dibuka oleh Office Web Apps. Kemudian sebagai solusinya, Anda harus membuka terlebih dahulu dokumen yang dibuat dengan Microsoft Office 2007 tersebut dengan Office 2010 lalu menyimpannya kembali dalam format Microsoft Office 2010. Cara ini harus Anda lakukan juga jika Anda akan meng-upload dokumen yang dibuat dengan Microsoft Office 2003 atau Microsoft Office 2007.

Jika perusahaan tempat Anda bekerja ingin memaksimalkan penggunaan Microsoft SharePoint Server 2010 dalam aktifitas sehari-sehari , maka penggunaan aplikasi Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010, Microsoft PowerPoint 2010 dan Microsoft OneNote untuk seeleuruh pegawai di perusahaan tersebut di clientnya tidak wajib menginstalasi Microsoft Office 2010, karena kemampuan dan fitur Office Web Apps juga hampir sama dengan keluarfga Microsoft Office pada umumnya. Namun demikian, tentu saja fitur yang disediakan Office Web Apps tidak akan sama dengan Microsoft Office 2010 yang dipasang terpisah.

clip_image010

Dalam implementasi-nya aplikasi Microsoft Office Web Apps ini bisa menggantikan fungsi-fungsi standar aplikasi Microsoft Office 2010. Pertama kita lihat layout dan tampilan Micrfosoft Office yang tampil di atas SharePoint Server 2010 yang sudah terinstall Office Web Apps, sepintas tidak terlihat perbedaannya. Namun kenyataannya tidak demikian, karena yang ditampilkan dalam aplikasi yang jalan diatas semua browser, seperti Internet Explorer 8, Mozila, dan sebagainya tidak menampilkan semua fitur yang ada di Microsoft Office 2010 secara keseluruhan. Namun demikian tentu yang diharapkan bukan masalah fitur yang disediakan Microsoft Office Apps ini, melainkan kemampuan SharePoint Server 2010 dalam kolaborasi, sharing data dan dokumen, sharing aplikasi berbasis web dan sebagainya adalah suatu hal yang sangat luar biasa. Dengan demikian pemakai dilingkungan perusahaan atau coporate akan banyak menghemat karena tidak perlu semua clinent memasang Microsoft Office di kompyter atau di laptopnya, karena secara umum keperluan dasar perkantoran sudah tersedia dalam SharePoint Server 2010.

Bagaimana kolaborasinya?

Bagaimana kolaborasinya? Secara sederhana dalam melakukan kolaborasi data atau dokumen dari Microsoft SharePoint 2010 adaah dokumen atau data yang dibuat dengan Microsoft Office 2010, kemudian dipublikasikan atau diupload ke server SharePoint 2010. Kemudian stelah data atau dokumen tersebut diupload dokumen tersebut akan berada di di dokumen center di server SharePoint 2010. Di sini pengguna dalam jarningan intranet atau interet bisa leluasa menggunakan dokumen tersebut sesuai dengan tingkat otoritas yang diberikan kepadanya.

Kecanggihan SharePoint 2010 dalam berkolaborasi dengan program aplikasi khususnya keluarga Micerosoft Office 2010, seperti Word, Excel, PowerPoint dan OneNote sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan anda. Dokumen yang dibuat dengan aplikasi Microsoft Office 2010, bisa diupload ke server SharePoint 2010 dana secara otomatis dokumen yang sudah berada di server tersebut dishare serta bisa digunakan secara bersama.

clip_image011Tidak hanya dokumen sebenarnya yang di sharing ini, aplikasi yang ada di SharePoint 2010 seperti Word, Exce, PowerPoint dan OneNote juga bisa digunakan secara bersama dalam jaringan intranet atau internet. Sebagai contoh, Anda masuk ke Windows Live dan masuk sebagai user di Windows live tersebut, dan setelah itu Anda klik tombol Office, maka akan terbuka aplikasi keluarga Microsoft Office 2010 yang disharing dan bisa digunakan dari seluruh dunia tanpa kecuali. Begitu juga dengan aplikasi browser yang digunakan juga tidak dibatasi, semua browser yang ada saat ini hampir dipastikan bisa menjalankan aplikasi tersebut secara online melalui internet . Begitu juga degan SharePoint 2010 yang saat ini sedang ramai dibicarakan juga memiliki kemampuan yang sama seperti ini, Anda bisa mengupload dokumen, menggunakan aplikasi secara bersama di atas browser, dan sebagainya.

Bagaimana dengan aplikasi yang dibuat sendiri dengan VisualStudio.Net? Yang namanya kolaborasi tentu semua aplikasi yang dipasang di SharePoint 2010 semuanya bisa digunakan secara bersama termasujk datanya. Jadi jelas dengan kolaborasi ini, maka akan semakin mempermudah anda dalam melakukan kegiatan bisnis anda. Kita akan dengan mudah saling bertukar informasi dan data dengan portal yang kita bangun dengan menggunakan kolaborasi ini.

Walau demikian, akhirnya berpulang keada kita semua yang akan merasakan manfaat yang luar biasa bagi lingkungan kerja dengan hadirnya SharePoint Server 2010 ini. Karena dengan adanya Microsoft SharePoint 2010 lengkap dengan aplikasi Office Web Appsnya Anda akan sedikit menghemat. Namun tentu saja apabila memerlukan aplikasi yang kengkap Anda tetap harus memiliki Microsoft Office 2010 secara keseluruhan.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s