Sekilas Manajemen Proyek


projeManajemen proyek sebenarnya dua kata yang pengertiannya berbeda. Definisi manajemen sendiri sangat banyak manajemen, namun pada dasarnya manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, pengarahan dan pengawasan usaha untuk mencapai suatu tujuan. Dengan kata lain manajemen merupakan proses merencanakan, mengorganisasikan, mengendalikan, mengarahkan, mengawasi dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya yang ada untuk mencapai suatu tujuan.

Proyek sendiri secara umum dapat diartikan sebagai usaha untuk mencapai tujuan tertentu yang dibatasi oleh ruang dan waktu. Misalnya proyek penelitian disuatu lembaga penelitian dibatasi oleh tahun anggaran yang namanya DIPA. DIPA ini dilaksanakan mulai bulan Januari dan akan berakhir bulan Desember tahun berjalan. Namun demikian ada juga proyek jangka pendek, jangka menengah dan proyek jangka pangjang. Umpamanya proyek pembangunan gedung laboratorium Microbiologi, proyek ini direncannakan akan selesai 5 tahun anggaran, dimulai tahun 2008 dan akan berakhir tahun 2012. Kemudian pada jaman orde baru ada yang namanya PELITA (Pembangunan Lima Tahun), REPELITA (Rencana Pembangunan Lima Tahun), dan sebagainya.

Bagi Pemula Dengan demikian manajemen proyek adalah penerapan fungsi manajemen yang dilakukan secara sistematis pada proyek tertentu dengan memanfaatkan sumberdaya yang ada secara efektif dan efisien sehingga tujuan akhir proyek tepat sasaran dan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya. Oleh sebab itu, proyek sifatnya berkelanjutkan dan melibatkan sumberdaya yang ada dalam suatu organisasi maupun dari luar organisasi, maka dengan demikian untuk menyusun suatu proyek yang benar-benar memenuhi kaidah anggaran sangat diperlukan suatu aplikasi yang mampu menangani berbagai permasalahan yang berhubungan dengan proyek yang akan direncakan tersebut. Salah satu aplikasi yang handal dan bisa menjawab menjawab tantangan tersebut adalah Microsoft Office Project Professional 2007, 2010, 2013, 2016 sebagai aplikasi clientnya dan Microsoft Office Project Server sebagai aplikasi di sisi servernya.

Advertisements

Berkreasi dengan Microsoft Expression Encoder 4


Pendahuluan

GB-02Mungkin Anda dulu pernah menggunakan Windows Encoder untuk membuat video tutoral. Memang aplikasi keluaran Microsoft tersebut waktu itu banyak digunakan untuk membuat video tutorial khususnya untuk mengambil gambar atau capture dari aplikasi yang dijalankan. Namun sesuai dengan perkembangan teknologi, kini Microsoft telah meluncurkan Microdoft Expression Encoder 4. Microdoft Expression Encoder 4 ini merupakan sebuah aplikasi yang mampu merekam video dan audio dari layar anda. Hal ini pastinya sangat bermanfaat jika anda ingin membuat video instruksi/tutorial, ataupun ketika anda ingin merekam video game yang sedang Anda mainkan.

Persyaratan

Sistem operasi yang digunakan untuk menginstalasi Microsoft Expression Encoder 4 antara lain :

  1. Microsoft Windows 7
  2. Microsoft Windows Vista
  3. Microsoft Windows XP Service Pack 3

Sedagkan untuk hardware yang direkomendasikan antara lain:

  •   C with 1 GHz or faster processor
  • 1 GB of RAM or more
  • 2 GB or more of available hard-disk spac
  • .NET Framework 4
  • Silverlight 4.0
  • Support for Microsoft DirectX® 9.0 graphics with Windows Vista Display Driver Model (WDDM) Driver, 128 MB of graphics RAM or more, Pixel Shader 3.0 in hardware, 32-bits per pixel
  • DVD compatible drive
  • 1024 x 768 or higher resolution monitor with 24-bit color
  • Internet functionality requires Internet access (additional fees may apply)
  • Some product features require FireFox 3.0 or later, Internet Explorer 8

GB-05Untuk memulainya terlebih dahulu tentu saja kita perlu mendownload software tersebut di alamat http://www.microsoft.com, lalu cari Microsoft Expression Encoder. Untuk mendoloadnya Anda cukup klik Download dan save file tersebut dapat Anda simpan di salah satu folder di komputer anda. Proses instalasinya juga tidak sulit (untuk jelasnya Anda bisa download e-Book Microsoft Expression Encoder yang ada http://wss-id.org.

Setelah selesai menginstal Microsoft Expression Encoder tersebut, anda dapat mulai menjalankan aplikasi ini. Namun perlu diketahui bahwa aplikasi ini sampai saat ini kemampuan dalam merekam video hanya terbatas hingga 10 menit saja (mohon dikoreksi jika salah), karena Microsoft Exression Encoder yang saya gunakan adalah yang versi Trial dan bukan Microsoft Expression Encoder 4 Pro.

Exression Encoder Screen Capture

Walaupun Microsoft Exression Encoder 4 Screen Capture jalan secara terpisah, namun dengan adanya fitur ini Anda tidak akan kesulitan untuk membuat sebuah video tutorial. Sebagai contoh, Anda akan membuat video tutorial Microsoft Word 2010, maka fitur ini bisa Anda gunakan. Yang jelas dengan Microsoft Exression Encoder Scereen Capture semua gambar dari aplikasiyang dijalankan akan terekam dengan sempurna.

Tool yang juga tidak kalah pentingnya dari Microsoft Exression Encoder yaitu akan memudahkan pekerjaan kita untuk melakukan encoding video, menampilkan video dengan kontrolnya dan mempublishnya yakni menggunakan Expression Encoder. Versi terbaru yang ada Expression Encoder 4 yang merupakan paket dari Expression Studio 4.

Exression Encoder

Pada saat aplikasi ini dijalankan, maka akan disediakan 3 pilihan yakni :

  •  Transcoding Project yang dapat digunakan untuk melakukan encode (saja) sesuai format dan kompresi yang diinginkan.
  • Silverlight Project yang dapat digunakan tidak hanya melakukan encode tetapi juga akan mem-publish hasil encode agar dapat dilihat dengan menggunakan silverlight media player (yang artinya harus dibuka saat pada web browser).
  • Live Broadcasting Project yang dapat digunakan untuk melakukan encode dan langsung mem-broadcast hasil encode via ‘Real Time Streaming Protocol’. Sumber yang dapat di-encode dapat berupa file atau dari live source seperti web cam atau tv tunner.

Silverlight Template

Sama seperti versi-versi sebelumnya, pada Encoder 4 juga terdapat silverlight template, template ini akan muncul ketika video tersebut dipublish di browser. Fortunately, template tersebut bersifat costumizable sehingga kita dapat mengganti tampilannya, menambahkan fitur/control dengan menggunakan tool Expression Blend.

Kelebihan

Beberapa kelebihan yang dimiliki Microsoft Expression Encoder 4 ini antara lain adalah dalam hal kemudahan setting. Di sini setting yang dapat anda lakukan sebelum melakukan perekaman antara lain dengan mengklik ikon gear, lalu Anda set frame ratenya menjadi 30fps, quality Anda atur menjadi 100, dan seterusnya. Jika Anda akan menggunakan microphone saat melakukan recording, klik pada tab audio, dan pilih microphone yang anda gunakan dengan bit-rate hingga 256, atau format 2 chanel, 16 bit, 48 Khz, dan seterusnya.

Untuk memulai melakukan perekaman Anda cukup klik ikon record yang berwarna merah. Begitu selesai merekam, maka anda dapat memilih output direktori pada bagian kanan layar anda dan file nya akan tersimpan dalam format WMV.

SharePoint Server 2010 Portal Kolaborasi Canggih untuk “Corporate”


Pendahuluan

Perjalanan panjang SherePoint sejak diperkenalkan beberapa waktu lalu memang kurang mulus dibandingkan dengan aplikasi keluarga Mcrosoft Office lainnya. SharePoint ketika diperkenalkan merupakan bagian dari Microsoft Office 2002 atau Office XP, ternyata perkembangannya cukup signifikan ketika diperkenalkan Micfrosoft Office SharePoint 2007 dan kini sudah mencapai puncakya, yaitu SharePoint Server 2010. Dulu kehadiran SharePoint Team Services memang tidak begitu diperhitungkan dan hanya digunakan untuk keperluan Intranet dan internet dilingkungan korporasi yang sudah mapan saja. Tetapi kini, SharePoint, khususnya SharePoint Server 2010 sudah berubah menjadi sebuah aplikasi modern yang handal dan diperlukan untuk berbagai keperluan, terutama untuk kalangan korporasi yang banyak menggunakan fitur kolaborasi.

clip_image002Aplikasi apa sebenarnya SharePoint itu? SharePoint adalah sebuah platform kolaborasi berbasis Web yang memungkinkan seorang pengguna untuk saling berbagi informasi dan dokumen dengan pengguna lainnya secara mudah dan cepat dalam suatu jaringan komputer. Sejak diperkenalkannya Microsoft Office 2002 (Office XP) SharePoint Team Services mulai sering didengar, bahkan dengan hadirnya SharePoint Server 2010 kalangan korporasi yang memerlukan banyak fitur kolaborasi mulai melirik dan merencanakan penggunaan aplikasi canggih berbasis web ini untuk melakukan berbagai kolaborasi data maupun aplikasi. Mereka menganggak bahwa kehadiran Microsoft Sharepoint Server 2010 merupakan solusi tepat untuk digunakan dilingkungan mereka.

Perlu diketahui bahwa SharePoint 2010 akan terbagi kedalam dua produk, yaitu SharePoint Foundation 2010 yang akan menggantikan Windows SharePoint Services 3.0 dan SharePoint Server 2010 yang akan menggantikan pendahulunya yaitu Microsoft Office SharePoint Server 2007. Kedua produk canggih ini memang merupakan aplikasi berbasis portal dan web yang memungkinan perusahaan melakukan berbagai kolaborasi, seperti penggunaan aplikasi Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010, Microsoft PowerPoint 2010, Microsoft OneNote 2010 berbasis Web dan sebagainya.

Kebutuhan System

Apakah SharePoint bisa jalan di Windows Vista atau Windows 7? Sebenarnya bisa saja, asal komputer dan sistem operasi yang digunakan adalah Windows Vista atau Windows 7 64 bit. Jadi dengan tegas SharePoint 2010 tidak bisa jalan diatas mesin dan sistem operasi 32 bit. Apabia Anda akan memasang SharePoint Server 2010 di atas mesin dengan sistem operasi Windows 7 atau Windows Vista 64 bit tidak direkomendasikan, karena SharePoint Server 2010 merupakan aplikasi berbasis Web yag seharusnya dipasang diatas sistem operasi Winows 2008 64 bit atau Windows Server 2008 R2. Jadi dengan kata lain apabila Anda mencoba SharePoint Server 2010 diatas Windows 7 64 bit atau Vista 64 bit itu merupakan latihan untuk mengeksplorasi dan ingin mengetahui kelebihan dan kecanggihan SharePoint Server 2010 saja. Sedangkan untuk implementasi yang benar Anda harus memasang SharePoint Server 2010 di atas komputer Server bermesin 64 bit (Processor 64-bit), Dual-Core atau diatasnya dimana kecepatan tiap core sekitar 2.5 GHz. Kemudian untuk memori atau RAM yang dibutuhkan minimal 4 GB dengan space hardisk sekitar 80 GB.

clip_image004

Kenapa SharePoint Server 2010 memerlukan komputer server dengan Processor 64-bit? Karena SharePoint Server 2010 harus dijalankan pada sistem operasi 64-bit juga yaitu Windows 7 64 bit, Windows Server 2008 64 bit atau Windows Server 2008 R2, dan juga harus menggunakan Microsoft SQL Server 2008 64-bit.

Kenapa harus IIS

Untuk menjalankan aplikasi berbasis Web diperlukan aplikasi khusus bernama web server, tujuannya agar dokumen yang dirancang bisa ditampilkan di website atau portal dengan memanfaatkan program browser seperti Internet Explorer 8 (IE8). Microsoft SharePoint Server 2010 merupakan aplikasi berbasis ASP.NET, di mana untuk menjalankan aplikasi berbasis web tersebut memerlukan web server bernama IIS (Internet Information Services) dan juga memerlukan aplikasi berbasis data yaitu Microsoft SQL Server 2005 64 bit atau Microsoft SQL Server 2008 64 bit sebagai tempat penyimpanan data yang bekerja di belakang layar. Tanpa aplikasi tersebut SharePoint Server 2010 tidak akan bisa digunakan, selain itu juga diperlukan beberapa aplikasi lain seperti Microsoft Sync Framework, SQL Server Analysis Services, Microsoft Geneva Framework, dan sebagainya.

clip_image006

SharePoint Server 2010 sendiri datang tidak sendirian keluarga lain SharePoint ini antara lain Microsoft Office SharePoint Designer, yang bisa digunakan untuk membuat web part, dan beberapa hal lainnya dalam SharePoint Server. Selain itu, jika Anda sudah menginstalasi Microsoft Office 2010 akan menemukan Microsoft SharePoint Workspace 2010, aplikasi ini dulu dikenal dengan Office Grove.

SharePoint Portal

SharePoint memang cukup menjajikan dalam hal kemudahannya dalam kolaborasi aplikasi berbasis jaringan khususnya internet dan intranet. Dengan SharePoint Server 2010 berbagai keperluan korporasi seperti penggunaan teknologi canggih, mudahnya kolaborasi dan sharing data dan dokumen, sharing aplikasi berbasis berbasis web dan sebagainya.

Seperti telah dijelaskan diawal bahwa SharePoint adalah sebuah platform sistem kolaborasi manajemen dokumen berbasis web yang dapat digunakan untuk menjalankan berbagai aplikasi dalam suatu jaringan intranet atau internet. Dengan SharePoint 2010 seolah-olah ruangan kerja dapat dishare (shared workspace) dan begitu juga dengan dokumen yang dapat digunakan secara bersama-sama (shared documents), selain itu aplikasi khusus web dan blog juga dapat digunakan secara bersama. Fitur SharePoint Server 2010 bisa diakses oleh berbagai aplikasi browser, namun demikian akan lebih nyaman jika Anda Microsoft Internet Explorer 8.

Fungsionalitas SharePoint terbangun dari beberapa web part, seperti halnya daftar tugas (task list) atau panel diskusi (discussion pane). Web-part tersebut kemudian dimasukkan ke dalam halaman web di SharePoint, lalu secara otomatis akan beroperasi secara penuh di atas SharePoint 2010 portal.

Microsoft SharePoint Server 2010 merupakan salah satu komponen server yang saat ini merupakan kebutuhan utama dilingkungan korporasi. Walaupun harganya cukup lumayan mahal, tetapi SharePoint Server 2010 fungsionalitas semakin seempurna seperti manajemen dokumen yang semakin sempurna, fungsionalitas pencarian berkas (enterprise-class) yang semakin mapan, fitur navigasi yang tambah canggih, dukungan RSS, dan beberapa fitur lainnya.

Microsoft SharePoint Server 2010 ini juga mencakup beberapa fitur untuk analisis data bisnis, seperti halnya Excel Services dan Business Data Catalog. SharePoint Server 2010 juga menyediakan integrasi secara ketat dengan aplikasi Microsoft Office, seperti halnya kemampuan manajemen proyek dengan menggunakan Microsoft Project Server atau Project Web Access (PWA) dan kemampuan untuk menampilkan form yang dibuat dengan Microsoft Office InfoPath dengan hanya menggunakan sebuah penjelajah web. Selain itu, SharePoint Server 2010 juga menawarkan pustaka yang sangat canggih seperti halnya PowerPoint Template Library.

Search Server

Microsoft Search Server (MSS) adalah platform pencarian data dan dokumen dilingkungan perusahaan Anda yang semakin sempurna, dimana MSS ini berbasiskan kemampuan pencarian dari SharePoint Server 2010. Jika diteliti dan diperhatikan secara mendalam, maka kemampuan dari fitur Microsoft Search Server ini memiliki arsitektur yang mirip dengan platform Windows Search, baik itu engine query-nya maupun pengindeksnya. Cara pencarian SharePoint Server 2010 ini dilakukan dengan melihat pada metadata yang

SharePoint Designer

Sesuai dengan namanya Microsoft SharePoint Designer 2010, maka sudah jelas kegunaan dan manfaat dari aplikasi ini merupakan editor HTML yang bersifat What-You-See-Is-What-You-Get (WYSIWYG), yang ditujukan untuk mendesain situs SharePoint dan workflow untuk situs-situs WSS. Rendering engine yang bisa digunakan sama dengan Microsoft Expression Web, dan juga Microsoft Visual Studio 2008 atau 2010.

Office Web Apps

Sesuai dengan namanya, Office Web Apps adalah aplikasi Office yang berbasis Web dimana pengguna dapat menggunakan beberapa aplikasi dasar Office yaitu Word, Excel, PowerPoint dan OneNote cukup dengan browser internet saja, dengan kata lain, untuk menggunakan aplikasi dasar Office tersebut pengguna tidak perlu lagi melakukan instalasi Office di komputer yang digunakannya dan bahkan pengguna bisa menggunakan aplikasi Office di komputer mana saja selama pada komputer tersebut terdapat browser Internet dan tentunya dapat terhubung dengan server tempat menampung layanan Office Web Apps tersebut.

clip_image008

Di Internet Microsoft juga sudah mempublikasikan Office Web Apps ini sebagai fitur tambahan dari layanan online storage Skydrive (http://skydrive.live.com). Dan dalam lingkungan Intranet Anda juga dapat menghadirkan layanan Office Web Apps ini sebagai salah satu fitur tambahan dari SharePoint Server 2010. Dengan demikian, semua pengguna yang terhubung dengan Intranet tersebut dapat menggunakan aplikasi Office tanpa harus menginstall aplikasi Office terlebih dahulu, hal ini jelas dapat meningkatkan efisiensi kerja, apalagi salah satu benefit dari Office Web Apps ini adalah pengguna dapat bekerja pada satu buah file dokumen yang sama secara berbarengan dengan para pengguna lainnya.

Office Web Apps yang disediakan SharePoint Server 2010 ini terdiri dari 4 aplikasi utama, yaitu Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint dan Microsoft OneNote. Dengan demikian tentu hanya ke empat dokumen yang dibuat dengan Office 2010 saja yang bisa Anda upload. Kemudian mengenai dokumen yang dibuat dengan Office 2007, walaupun ekstensinya sama, tetap tidak bisa dibuka oleh Office Web Apps. Kemudian sebagai solusinya, Anda harus membuka terlebih dahulu dokumen yang dibuat dengan Microsoft Office 2007 tersebut dengan Office 2010 lalu menyimpannya kembali dalam format Microsoft Office 2010. Cara ini harus Anda lakukan juga jika Anda akan meng-upload dokumen yang dibuat dengan Microsoft Office 2003 atau Microsoft Office 2007.

Jika perusahaan tempat Anda bekerja ingin memaksimalkan penggunaan Microsoft SharePoint Server 2010 dalam aktifitas sehari-sehari , maka penggunaan aplikasi Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010, Microsoft PowerPoint 2010 dan Microsoft OneNote untuk seeleuruh pegawai di perusahaan tersebut di clientnya tidak wajib menginstalasi Microsoft Office 2010, karena kemampuan dan fitur Office Web Apps juga hampir sama dengan keluarfga Microsoft Office pada umumnya. Namun demikian, tentu saja fitur yang disediakan Office Web Apps tidak akan sama dengan Microsoft Office 2010 yang dipasang terpisah.

clip_image010

Dalam implementasi-nya aplikasi Microsoft Office Web Apps ini bisa menggantikan fungsi-fungsi standar aplikasi Microsoft Office 2010. Pertama kita lihat layout dan tampilan Micrfosoft Office yang tampil di atas SharePoint Server 2010 yang sudah terinstall Office Web Apps, sepintas tidak terlihat perbedaannya. Namun kenyataannya tidak demikian, karena yang ditampilkan dalam aplikasi yang jalan diatas semua browser, seperti Internet Explorer 8, Mozila, dan sebagainya tidak menampilkan semua fitur yang ada di Microsoft Office 2010 secara keseluruhan. Namun demikian tentu yang diharapkan bukan masalah fitur yang disediakan Microsoft Office Apps ini, melainkan kemampuan SharePoint Server 2010 dalam kolaborasi, sharing data dan dokumen, sharing aplikasi berbasis web dan sebagainya adalah suatu hal yang sangat luar biasa. Dengan demikian pemakai dilingkungan perusahaan atau coporate akan banyak menghemat karena tidak perlu semua clinent memasang Microsoft Office di kompyter atau di laptopnya, karena secara umum keperluan dasar perkantoran sudah tersedia dalam SharePoint Server 2010.

Bagaimana kolaborasinya?

Bagaimana kolaborasinya? Secara sederhana dalam melakukan kolaborasi data atau dokumen dari Microsoft SharePoint 2010 adaah dokumen atau data yang dibuat dengan Microsoft Office 2010, kemudian dipublikasikan atau diupload ke server SharePoint 2010. Kemudian stelah data atau dokumen tersebut diupload dokumen tersebut akan berada di di dokumen center di server SharePoint 2010. Di sini pengguna dalam jarningan intranet atau interet bisa leluasa menggunakan dokumen tersebut sesuai dengan tingkat otoritas yang diberikan kepadanya.

Kecanggihan SharePoint 2010 dalam berkolaborasi dengan program aplikasi khususnya keluarga Micerosoft Office 2010, seperti Word, Excel, PowerPoint dan OneNote sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan anda. Dokumen yang dibuat dengan aplikasi Microsoft Office 2010, bisa diupload ke server SharePoint 2010 dana secara otomatis dokumen yang sudah berada di server tersebut dishare serta bisa digunakan secara bersama.

clip_image011Tidak hanya dokumen sebenarnya yang di sharing ini, aplikasi yang ada di SharePoint 2010 seperti Word, Exce, PowerPoint dan OneNote juga bisa digunakan secara bersama dalam jaringan intranet atau internet. Sebagai contoh, Anda masuk ke Windows Live dan masuk sebagai user di Windows live tersebut, dan setelah itu Anda klik tombol Office, maka akan terbuka aplikasi keluarga Microsoft Office 2010 yang disharing dan bisa digunakan dari seluruh dunia tanpa kecuali. Begitu juga dengan aplikasi browser yang digunakan juga tidak dibatasi, semua browser yang ada saat ini hampir dipastikan bisa menjalankan aplikasi tersebut secara online melalui internet . Begitu juga degan SharePoint 2010 yang saat ini sedang ramai dibicarakan juga memiliki kemampuan yang sama seperti ini, Anda bisa mengupload dokumen, menggunakan aplikasi secara bersama di atas browser, dan sebagainya.

Bagaimana dengan aplikasi yang dibuat sendiri dengan VisualStudio.Net? Yang namanya kolaborasi tentu semua aplikasi yang dipasang di SharePoint 2010 semuanya bisa digunakan secara bersama termasujk datanya. Jadi jelas dengan kolaborasi ini, maka akan semakin mempermudah anda dalam melakukan kegiatan bisnis anda. Kita akan dengan mudah saling bertukar informasi dan data dengan portal yang kita bangun dengan menggunakan kolaborasi ini.

Walau demikian, akhirnya berpulang keada kita semua yang akan merasakan manfaat yang luar biasa bagi lingkungan kerja dengan hadirnya SharePoint Server 2010 ini. Karena dengan adanya Microsoft SharePoint 2010 lengkap dengan aplikasi Office Web Appsnya Anda akan sedikit menghemat. Namun tentu saja apabila memerlukan aplikasi yang kengkap Anda tetap harus memiliki Microsoft Office 2010 secara keseluruhan.

Mail Merge Microsoft Word 2010


Pendahuluan

Bagi seorang sekretaris membuat surat merupakan pekerjaan rutin yang hampir setiap hari dikerjakannya. Untuk surat biasa mungkin tidak terlalu merepotkan, namun apabila harus membuat surat undangan yang jumlahnya puluhan atau bahkan ratusan dan harus dikirimkan ke banyak orang ini pekerjaan yang melelahkan. Namun pekerjaan ini akan menyenangkan apabila dikerjakan dengan memanfaatkan teknologi canggih yang disediakan Microsoft Office 2010 bernama Start Mail Merge. Dengan fitur Start Mail Merge tersebut pekerjaan membuat surat sebanyak apapun akan terasa menyenangkan dan cepat. Karena di sini Anda cukup membuat satu surat, kemudian alamat yang akan menerima surat tersebut dibuat secara terpisah dengan memanfaatkan aplikasi database lain atau fitur yang memang sudah tersedia di Microsoft Word 2010 itu sendiri.

clip_image001

Apa Start Mail Merge?

Fasilitas Mail Merge sebenarnya sudah disertakan Microsoft sejak aplikasi ini diperkenalkan beberapa tahun lalu, hanya saja di Microsoft Word 2010 fasilitas ini ditambah kemampuannya dan perintahnya juga ditambah dengan Start Mail Merge. Penambahan Start Mail Merge karena di sini sudah tersedia beberapa pilihan seperti Envelopes, Label, E-mail Message, Directory, dan fasilitas Wizard untuk membuat Mail Merge.

Bagaimana memanfaatkan fitur Start Mail Merge tersebut? Sebagai gambaran langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

  • Jalankan Microsoft Word dan pilih Blank document seperti biasa. Selanjutnya Anda buat surat undangan yang akan disebarkan kepada mereka yang akan diundang. Karena dalam surat undangan tersebut umumnya menggunakan alamat lengkap mulai dari nama, alamat, kota, kode pos, telpon dan sebagainya, maka dengan memanfaatkan fitur Start Mail Merge hal tersebut tidak perlu dibuat, jadi dalam hal ini Anda cukup membuat satu surat tanpa alamat.

  • Klik Menu Mailings, lalu klik Start Mail Merge, pilih dan klik Step by Step Mail Merge Wizard. Setelah itu disebelah kanan layar komputer Anda akan tampil pilihan Mail Merge dan klik Letters dan di jendela pilihan tersebut akan terlihat tahapan mulai darti Step 1-6, lalu Anda klik Next Starting document. Kemudian Anda klik tombol Next lagi sehingga akan tampil pilihan Select recipients. Jika alamat sudah tersedia di Server, di Microsoft Outlook, Anda tinggal klik saja pilihan tersebut. Namun apabila masih belum ada alamat yang akan dikirimi surat Anda pilih dan klik Type a new list .

  • Selanjutnya klik tombol Create. Setelah itu segera tampil jendela pengisian alamat, dan klik tombol Customize Columns untuk memudahkan penulisan alamat.

clip_image002Agar tidak menyulitkan, sebaiknya field-field yang ada dalam kotak tersebut dihapus saja dengan menekan tombol Delete atau bisa juga memanfaatkan field tersebut namun Anda harus menggantinya dengan nama field yang sesuai dengan menggunakan pilihan Rename. Untuk mengisi field-field yang berhubungan dengan database alamat yang akan dibuat. Adapun langkah yang harus Anda kerjakan adalah sebagai berikut:

  • Klik Add untuk membuat field baru. Setelah Anda mengklik Add akan tampil jendela Add Field, ketikkan misalnya Nama, dan Klik OK, lalu klik lagi Add, lalu ketikkan Jalan dan klik OK lagi.

  • Selanjutnya Anda klik lagi Add, lalu ketikkan Desa/Kelurahan, lalu klik OK dan klik lagi Add, lalu ketikkan Kecamatan, lalu klik OK.

  • Kemudian untuk melanjutkan Ana klik lagi Add, lalu ketikkan Kota/Kabupaten, lalu klik tombol OK, dan klik lagi Add, lalu ketikkan Provinsi serta Anda klik OK

  • Klik lagi Add, lalu ketikkan Kode Pos, lalu klik OK

clip_image003Dan seterusnya sesuai dengan field-field database alamat yang akan Anda buat. Selanjutnya Anda klik OK untuk menutup jendela tersebut. Agar data yang sudah dientri tidak hilang, maka sebaiknya Anda simpan database tersebut di folder yang sudah disediakan, misalnya di Data_Source dan berinama, misalnya LATIHAN.

Kembali ke surat yang sedang dikerjakan, kemudian Anda coba buka kembali file Mail Merge Anda dengan Select a defferent list atau jika baru saja membuat dokumen Source Anda bisa menggunakan pilihan Edit recifient list. Untuk kali ini Anda pilih saja Select A defferent list. Kemudian Anda akan dibawa ke MyDocument, dan lokasi atau tempat menyimpan dokumen Data_Source tersebut, Anda pilih dokumen yang akan digunakan, dalam contoh ini adalah file ALAMAT_MAIL yang digunakan sebagai database alamat. Dari sini Anda klik nama file tersebut, dan klik Open. Database alamat sudah terbuka. Selanjutnya klik Edclip_image004it untuk mulai memasukkan alamat-alamat perusahaan yang akan Anda kirimi surat sehingga database alamat tersebut terisi sesuai dengan keinginan Anda.

Untuk melanjutlan pekerjaan tersebut, selanjutnya Anda klik OK sekali lagi, lalu klik tombol Next: Write your letters di jendela Mail Merge. Selanjutnya klik pilihan More Items dari jendela Mail Merge. Setelah itu akan tampil field-field yang akan dimasukkan ke dalam surat Anda sebagai alamat yang akan dikirimi undangan.

Tempatkan pointer mouse Anda dilokasi untuk menempatkan nama dalam surat undangan yang sedang dikerjakan, lalu klik field Nama, dan klik Insert. Field nama segera masuk ke dalam surat Anda, lalu Enter dibelakang file <<Nama>> tersebut

clip_image005Lalu klik Field Jalan, lalu klik Insert, Klik lagi Field Desa/Kelurahan, lalu klik Insert, dan seterusnya sampai dengan semua field masuk ke dalam surat undangan yang sedang dikerjakan tersebut. Selanjutnya klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Insert Field tersebut. Anda bisa mengatur penempatan field yag sudah masuk ke dalam dokumen surat. Untuk melanjutnya klik tombol Next : Preview your directory, lalu klik Next : Complete the merge dan Anda kembali ke dokumen surat yang sedang ditangani.

Dengan mengikuti beberapa langkah di atas diharapkan Anda tidak akan mengalami kesulitan. Namun demikian Anda juga bisa juga menggunakan cara lain apabila dengan cara ini Anda masih kurang seuai dan ada beberapa kekeliruan. Namun demikian cara ini adalah yang paling umum dan mudah digunakan.

clip_image006Perlu diketahui, apabila Anda akan mencetak surat undangan tersebut perhatikan apakah alamat sudah masuk seluruhnya atau belum. Jika belum masuk sebaiknya Anda entri seluruhnya sehingga tidak ada orang atau client yang tidak menerima surat undangan tersebut. Jumlah surat yang akan dicetak tentu akan sesuai dengan database alamat yang ada, semakin banyak data alamtnya, maka surat juga akan semakin banyak. Untuk melihat surat berikutnya Anda bisa menekan tombol panah ke kanan atau ke kiri. Selamat mencoba.

Broadcast Slide Show di PowerPoint 2010


Pendahuluan

Jaringan komputer dan internet saat ini sudah menjadi kebutuhan yang tidak bisa ditawar-tawar lagi, karena dengan teknologi tersebut kita bisa berbagi informasi, data, dan lain-lan secara online. Selain itu, Anda juga bisa dengan membuka file, aplikasi dimana saja dan kapan saja tanpa dibatasi ruang dan waktu. Jadi dengan perkembangan teknologi tersebut semakin memudahkan kita untuk berbagai keperluan. Jadi tentu saja dengan canggihnya teknologi tersebut kita bisa bekerja secara online, misalnya menggunakan salah satu aplikasi yang banyak digunakan oleh para peneliti, kalagan bisnis, dan lain-lain adalah Microsoft PowerPoint 2010. Aplikasi tersebut saat ini sudah bisa digunakan secara onlie, baik menggunakan Web Application ataupun menggunaan Office awan, dan tentu saja bekerja secara secara online. Aplikasi Microsoft Office yang bisa bekerja secara online dikenal dengan nama Web App. Begitu juga dengan datanya juga bisa disharing dan bisa digunakan secara bersama dan tentunya online juga dengan memanfaatkan SkyDrive.

Menggunakan Broadcast Slide Show

Dengan fitur tersebut Anda dapat berbagi slide presentase dengan rekan kerja, sahabat atau siapapun dan dimanapun berada. Selama mereka mempunya koneksi ke jarigan internet dan browser yang digunakan sudah didukung oleh fasilitas ini, seperti Windows Internet Explorer 7 ke atas, Safari 4 ke atas, and Firefox 3.5 ke atas. Microsoft PowerPoint 2010 menyediakan banyak fitur canggih yang tidak dilimiki oleh aplikasi sejenis yaitu Broadcast Slide Show.

GB-01Gambar 1. Kotak dialog Boradcast Slide Show PowerPoint 2010

Bagaimana menggunakan kedua fitur tersebut? Untuk menggunakan fitur tersebut pastikan komputer yang Anda gunakan sudah terkoneksi ke jaringan internet dan Anda sudah memiliki account di Windows live. Setekah itu Anda jalankan Microsoft PowerPoint 2010, dan buatlah dokumen atau selide seperti biasa, atau Anda juga bisa membuka dokumen atau slide yang sudah dibuat sebelumnya. Setelah itu baru Anda memanfaatkan kedua fitur canggih tersebut.

Broadcast Slide Show

Untuk menyiman slide dan memanfaatkan fitur Broadcast Slide Show sebelumnya Anda harus sudah memiliki e-mail di windows.live.com dan tentu saja komputer yang digunakan juga harus sudah terkoneksi ke jaringan internet, karena dengan memilih fitur Broadcast Slide Show, secara otomatis Microsoft PowerPoint 2010 akan membawa Anda ke Account Windows Live (www.windows.live.com), selanjutnya Anda masukan e-mail dan password Anda. Setelah itu Anda ikuti proses selanjutnya dan tinggal menjalankan Slide Show melalui fasilitas Broadcast Slide Show.

GB-02Gambar 2. Sedang melakukan koneksi ke jaringan internet

Selanjutnya slide presentasi yang sudah Anda buat dan dengan memanfaatkan account di Windows.live.com Anda sudah bisa mempublikasikan file presentasi ke dunia maya. Sebagai gambaran, Anda sudah membuat file presentasi bernama InfoKomputer.pptx, kemudian file tersebut akan disimpan menggunakan fitur baru dari Microsoft PowerPoint 2010 bernama Broasfcast Slide Show, caranya sebagai berikut:

  • Pastikan Microsoft PowerPoint 2010 sedang dibuka. Tampilkan file presentasi yang sudah Anda buat sebelumnya atau apabila Anda masih belum memiliki file slide presentasi maka buatlah presentasi baryu dan simpan di komputer Anda dengan nama InfoKomputer.pptx. Setelah file tersebut disimpan, klik menu Slide Show dan klik tab Broadcast Slide Show. Setelah Anda menekan tombol Broadcast Slide Show, maka akan tampil kotak dialog Broadcast Slide Show.

  • Untuk melanjutkan Anda klik saja tab Start Broadcast dan pastikan komputer yang digunakan sudah terkoneksi ke jaringan internet, karena dengan menekan tombol Start Broadcast komputer akan langsung tersambung ke jaringan internet. Di sini Anda ketikkan e-mail di kolom E-mail address, misalnya tutang@msn.com, lalu ketikkan password di kolom Password, misalnya 1234abcd lalu klik tombol OK. Dan biarkan komputer Anda bekerja dan Anda tidak perlu menekan tombol apapun sampai denga tampil jendela untuk mengcopy ULR yang nantinya akan digunakan untuk menjalankan slide presentasi tersebut.GB-04

  • Klik Copy Link yang ada di kolom seperti terlihat pada gambar di atas dan simpan agar Anda bisa membuka file tersebut secara online dimana saja, darimana saja dan kapan saja. Link ini merupakan link yang bisa Anda bagikan ke rekan kerja, sahabat atau teman Anda. Anda juga bisa mengirimkan link tersebut ke email teman atau rekan bisnis Anda.

  • Klik tombol Start Slide Show untuk melihat hasilnya. Namun Anda juga bisa me-remote slside presentasi tersebut secara online dan tentu saja slide tersebut akan jalan di atas browser. Seperti terlihat pada gambar di atas, pada tahapan ini Anda harus sabar menunggu, dan perlu diketahui cepat lambatnya proses ini tergantung koneksi internet dan banyaknya slide yang dkan di sharing.

Untuk menjalankannya slide presentasi tersebut di komputer atau laptop Anda klik Start Beginning atau From Current Slide. Apabila sudah selesai melihat slide tersebut dan Anda harus menutup slide tersebut dengan mengklik tombol atau tab End Broadcast untuk memastikan anda telah selesai menggunakan fitur baru dari Microsoft PowerPoint 2010.